Multitasking. Da sau nu?

In ultima perioada, avem tot mai des dovezi ca, de fapt, creierul omului este mult mai eficient atunci cand vine vorba de realizarea unei singure sarcini, nu de multitasking.

Si, desi cunoastem aceasta informatie, o ignoram pana in momentul epuizarii nervoase, mentale si emotionale.

Cati dintre noi nu mananca in timp ce-si citesc mesajele de pe Facebook sau cati nu vorbim la telefon in timp ce scriem un email?

Pentru inceput, ne putem intreba: De ce apelam la multitasking?

Poate raspunsul va va surprinde, dar facem acest lucru pentru ca ne ajuta sa ne simtim bine.

De fapt, mintea e cea care se simte bine si se umfla in pene si nu crescandu-si stima de sine cum ati crede, ci ego-ul.

O cercetare realizata in randul celor care practica acest tip de munca arata ca “oamenii nu sunt mai productivi, ci se simt in mod fals mai satisfacuti din punct de vedere mental si, implicit, emotional, de munca pe care o depun”, mentioneaza cercetatoarea Zhen Wang. Ea sustine ca mintea creeza in mod fals un mare sentiment de implinire daca studiem in timp ce ne uitam la televizor si scriem un mesaj pe telefon unui prieten.

Pentru ca le indeplinim pe toate deodata, ne simtim foarte eficienti.

Din pacate, rezultatul concret nu este unul satisfacator. Subiectii care au facut multitasking si-au creat o falsa stare de bine, insa eficienta lor in planul fizic a fost destul de scazuta. De asemenea, ei au pus mai multa presiune pe ei insisi in timp ce realizau mai multe sarcini in acelasi timp.

Din punct de vedere psihologic, elemental principal care ne poate predispune catre multitasking este imaginea noastra de sine. Imaginea noastra de sine defineste totul, de la carierele pe care le alegem, la oamenii pe care ii alegem sa ne fie aproape si contextele in care alegem sa ne aflam.

Daca credem ca valoarea noastra de sine este mereu in pericol, vom lupta in mod constant pentru a o proteja, constient sau inconstient. La job, unde eforturile pentru o reputatie profesionala, o promovare sau vizibilitate crescuta sunt mize cheie, capacitatea de a face cat mai multe si a jongla cu cat mai multe task-uri pare a fi cheia succesului. Aceasta abordare poate fi insotita constient sau inconstient de doua convingeri interioare: realizarile mele definesc valoarea mea de sine si atingerea valorii este prea importanta – trebuie sa raman nelinistit pentru a-mi proteja valoarea.

Un astfel de reper exclusiv extern al valorii personale ne poate impinge catre multitasking ca oportunitate de a arata ca suntem valorosi, puternici si de ce nu de inlocuit. Pana cand vine intervine epuizarea sau o criza personala, care ne impinge sa ne reanalizam valorile, motivatiile si costurile pe care suntem dispusi de fapt sa le platim.

Ce se intampla in creierele noastre atunci cand facem multitasking?

Altfel spus, creierul nostru nu este facut pentru atentie distributiva. Atunci cand esti distras, creierului ii ia mai mult timp sa revina asupra sarcinii initiale. Un studiu a descoperit ca trimiterea unui email in mijlocul altei activitati intarzie oamenii cu 20-25 de minute, chiar daca scrierea mesajului a luat doar 10 minute.

 De fapt, multitasking-ul “desparte” creierul. Creaza ceva ce oamenii de stiinta numesc “reflectoare” (“spotlights”). Asadar, creierul nostru trece intr-un mod frenetic de la activitatea de a manca la urmatoarele doua.

Intr-un studiu din 2009 al Universitatii Stanford, studentii care „excelau” in aceasta aptitudine erau mai usor distrasi decat restul, avand probleme de concentrare, atentie si memorie.

 Asa cum afirma si Dr. Daniel Levitin “de cate ori ne concentram pe altceva, creierul trebuie sa faca o trecere neurochimica care foloseste toti nutrientii din creier, epuizand rapid rezervele neuronale”.

Este un mod prin care obtii rezultate slabe cu un consum foarte mare de resurse si energie. Este o epuizare inutila care in timp duce la boli degenerative grave, precum Alzheimer sau boli cu deficit de atentie, ADHD.

Un studiu efectuat in anul 2005 arata ca atunci cand facem mai multe lucruri in acelasi timp coeficientul de inteligenta scade cu aproximativ 10 procente, adica cu 5 procente mai mult decat in cazul fumatorilor de marijuana.

Multitasking – poate fi o abilitate nativa sau este acel ceva preluat pe parcurs?

Omul modern este un adevarat maestru in ceea ce priveste trecerea permanenta de la o activitate la alta. Sa fie oare aceasta o calitate sau mai curand un obicei la care ar trebui sa renuntam inainte de a pune in pericol sanatatea creierului nostru?

Cei de la “Science alert” ne avertizeaza ca, in cazul in care nu apatinem unei mici fractiuni de 2% din populatie care sunt considerati „supertaskers”, capabili sa indeplineasca mai multe sarcini fara a pierde din performanta si fara a face greseli, cel mai probabil nu suntem foarte buni la multitasking de fapt.

Ceilalti dintre noi doar ne petrecem timp alternand intre tab-uri de Excel sau documente, conducand in timp ce vorbim la telefon, sub impresia naiva ca facem un multitasking foarte bun. Chiar daca creierul uman are o putere de procesare enorma, multitasking-ul adevarat este o raritate si dificil de realizat. Testele de laborator au aratat ca avem de fapt o iluzie de multitasking pe masura ce trecem intre diferite sarcini cu viteza fulgeratoare, facandu-l sa para ca si cum procesele se desfasoara in paralel.

Totusi cercetarile din ultimii ani au aratat ca putem sa devenim mai buni la multitasking daca primim o pregatire pentru sarcina pe care o avem de executat si o repetam. Cercetatorii au stabilit ca dupa antrenamentul multitasking, creierul participantilor a aratat o procesare mai distincta a sarcinilor si a devenit mai bun la procesarea fiecarei sarcini separat.

Psihologul Clifford Nass (Standford) spunea despre creierul nostru ca se schimba odata cu comportamentul nostru.

Angajarea in activitati care necesita concentrare, cum ar fi citirea cartilor timp de 30 de minute la un moment dat si meditatie, permit creierului sa ramana concentrat si sa acorde atentie mai mult timp.

Pe de alta parte, comutarea permanenta intre sarcini ne predispune sa continuam sa comutam, chiar si atunci cand incercam sa ne concentram. Aceasta inseamna ca multitaskerii sunt predispusi la distragere a atentiei (care este o alta forma de comutare a sarcinilor), chiar daca, la un moment dat, isi inchid telefonul, gasesc un spatiu linistit si lucreaza singuri.

Creierul nostru pare ca trebuie sa fie recalificat si sa nu mai faca multitasking.

Nass afirma „Creierele sunt remarcabil de plastice, remarcabil de adaptabile. Ne antrenam creierul catre un nou mod de gandire. Si atunci cand incercam sa ne revenim la creier, creierele noastre sunt plastice, dar nu sunt elastice. Nu se intorc imediat inapoi in forma initiala.”

Femeile – abilitati mai bune de multitasking in mediul de lucru?

Aici parerile sunt impartite; unele studii arata ca nu exista o diferenta intre barbati si femei din punct de vedere al abilitatilor de multitasking, altele au evidentiat ca ar exista totusi unele diferente.

Societatea cred ca a creat aceasta perceptie ca femeile fac totusi mai mult si mai bine multitasking decit barbatii: pregatesc masa in timp cu supervizeaza copilul la teme si raspund si la un mail de la birou. 

Citind despre acest subiect am rezonat cu urmatoarea afirmatie: femeile nu sunt mai bune la multitasking; pur si simplu fac mai multe lucruri.

Prin rolurile lor multiple, prin asteptarile sociale pe care le indeplinesc intr-o masura sau alta, prin caracteristicile feminine (grija, empatie, orientare catre camin), acopera o gama mai larga de responsabilitati, fara a insemna insa ca fac multitasking mai bine sau ca efectele negative ale acestuia le sunt straine.

Cercetari stiintifice

Cercetatorul Clifford Nass a pornit de la premisa ca oamenii care fac multitasking vor dezvolta mule alte abilitati intr-un mod surprinzator de benefic. El presupunea ca acestia vor reusi:

1. Sa filtreze informatiile;

2. Sa fie foarte buni la trecerea rapida de la o sarcina la alta;

3. Sa aiba o memorie de lucru foarte buna.

In mod surprinzator, el a descoperit ca persoanele care practica aceasta activitate stau foarte prost la capitolul de filtrare de informatii si ca performanta lor nu este deloc una reusita la schimbarea sarcinilor. Mai mult, concentrarea pe schimbarea task-urilor si pe viteza inlocuieste de multe ori calitatea, iar setarea creierului pe modul “superficial” de a trata situatiile si anumite experiente se pot rata profunzimile care ne ajuta sa crestem.

Asadar, tot mai multe studii demonstreaza ca multitasking-ul ne este daunator. Devenim mai putin productivi, iar aptitudinile noastre incep sa paleasca incetul cu incetul.

O consecinta tot mai des intalnita a multitaskingului este, asa cum am mai precizat,  epuizarea sau burnout-ul, atunci cand nu suntem constienti de capacitatea noastra reala de a rezolva anumite sarcini in timpul alocat si nici de costurile fizice pentru a le rezolva sau de timpul de care dispunem efectiv pentru a le duce la indeplinire.

Iata cateva sfaturi prin intermediul carora ne putem intoarce usor, usor catre o singura, dar bine realizata sarcina:

1. O singura fereastra deschisa.

Atunci cand suntem la locul de munca, foarte multi avem tendinta de a lasa deschise tot mai multe ferestre la laptopul nostru, rezultatul fiind acela de a ne distrage cu usurinta atentia de la sarcina pe care o avem de indeplinit. Ai de scris un articol? Deschide doar documentul in care vei scrie. Ai de scris un email unui partener? Deschide doar pagina de mail. Vei vedea ca sarcina ta va parea mult mai realizabila si o vei bifa cu mai multa usurinta.

2. Rutina benefica de seara.

In fiecare seara, ne putem planifica sarcinile zilei urmatoare. Astfel cele 10 minute dedicate acestei activitati ne pot fi de folos deoarece simpla trecere in revista a acestora ne va ordona si ne va ajuta sa constientizam care sunt cele mai importante taskuri de bifat.

3. Schimba locul din care lucrezi macar o data pe zi.

Desi multi considera ca o pauza de cafea de 5 minute este suficienta pentru a ne reimprospata, adesea schimbarea locului/ unghiului in care lucram poate fi mult mai eficient. Incercati acest lucru si vedeti daca reusiti sa deveniti mai productivi.

In ultima perioada, auzim tot mai des ca, de fapt, creierul omului este mult mai eficient atunci cand vine vorba de realizarea unei singure sarcini, nu de multitasking.
Si desi cunoastem aceasta informatie, o ignoram pana in momentul epuizarii. 

Cum ne afecteaza multitasking-ul productivitatea

Cand oamenii spun ca fac multitasking, adica fac mai multe sarcini in acelasi timp, ceea ce se intampla cu adevarat este ca trec rapid intre sarcini. Cand ne angajam in schimbarea sarcinilor, trebuie sa se intample mai multe lucruri. Trebuie sa ne deconectam de prima sarcina, sa gasim noua sarcina, sa gasim noii parametri ai sarcinii si sa ne angajam in noua sarcina. Creierul nostru este capabil sa faca acest lucru foarte repede, asa ca se pare ca facem doua lucruri simultan. De fapt, cu cat suntem mai experimentati intr-o sarcina, cu atat mai repede trecem la schimbarea sarcinii si cu atat sarcina devine mai automata. Exact la fel este cu mersul pe jos si mestecatul de guma.

Totusi cand vorbim despre multitasking, vorbim de obicei despre sarcini care sunt putin mai complicate. Pentru aceste sarcini usor mai complicate, comutarea sarcinilor are un cost. Raspundem mai lent, facem mai multe greseli, iar memoria noastra despre sarcinile pe care incercam sa le facem este afectata. Aceasta ultima consecinta se refera la faptul ca nu ne amintim greselile pe care le-am facut sau informatiile pe care le-am ratat. Acest lucru se numeste atentie reziduala (innatentional blindness) si se refera la incapacitatea noastra de a ne aminti sau de a procesa informatii la care nu am fost atenti, ceea ce ne afecteaza procesul de invatare si ne limiteaza creativitatea.

Cercetarile au aratat ca in realitate creierul nu se concentreaza niciodata pe doua sarcini in acelasi timp, ci de fapt schimba focusul inainte si inapoi intre doua sarcini; prin urmare este de fapt divizat.

O astfel de atentie divizata poate afecta insa negativ calitatea rezultatelor, memoria si acuratetea executiei.

Multitasking-ul poate duce la pierderea de timp din cauza schimbarii focusului si predispune la erori din cauza atentiei insuficiente.

Efectuarea mai multor sarcini in acelasi timp, in special sarcini complexe, afecteaza productivitatea. Psihologii au efectuat experimente pentru a determina costurile acestui tip de „jonglerie” mentala (comutarea de la o sarcina la alta).

Au evaluat de asemenea si modul in care diferitele aspecte ale sarcinilor, cum ar fi complexitatea sau familiaritatea, afecteaza orice cost suplimentar al comutarii. Potrivit lui Meyer, Evans si Rubinstein, dovezile sugereaza ca procesele umane cognitive de „control executiv” au doua etape distincte dar complementare.

O etapa este „schimbarea obiectivului” („Vreau sa fac asta acum in loc de asta”) si cealalta etapa este „activarea regulilor” („Inchid regulile pentru asta si activez regulile pentru aceasta”).

Ambele etape ajuta oamenii sa treaca automat intre sarcini. Problemele apar atunci cand costurile de comutare sunt in conflict cu cerintele de productivitate si siguranta. Desi costurile de comutare pot fi relativ mici, uneori doar cateva zecimi de secunda pe comutare, ele se pot aduna in cantitati semnificative atunci cand oamenii trec in mod repetat inainte si inapoi intre sarcini.

Astfel, multitasking-ul poate parea eficient la suprafata, dar poate dura, de fapt, mai mult timp si implica mai multe erori. Meyer afima ca blocajele mintale scurte, create prin trecerea intre sarcini, pot costa pana la 40% din timpul productiv al cuiva.

Multitaskingul ne afecteaza sanatatea mentala?

Pentru o vreme, abilitatile de multitasking au fost apreciate si valorizate. Acum cercetarile arata ca suntem de fapt mai productivi si mai linistiti atunci cand creierul nostru se concentreaza pe cate un singur lucru la un moment dat. Cea mai importanta constatare din cercetare este ca multitasking-ul poate dauna sanatatii mentale.

Cercetatorii de la Universitatea Stanford au descoperit ca oamenii care incearca sa se concentreze asupra mai multor fluxuri de informatii electronice simultan au o capacitate diminuata de a indeplini bine o singura sarcina.

S-a constatat ca multitasking are un impact negativ asupra memoriei si asupra capacitatii de concentrare. 

Studiul de la Stanford a aratat ca celor care fac multitasking le-a fost mai greu sa-si aminteasca informatiile decat celor care au indeplinit cate o sarcina la un moment dat. Abilitatea de a acorda atentie a fost, de asemenea, mai slaba la cei care fac multitasking decat la participantii care s-au concentrat pe un singur obiectiv.

Efectul multitasking-ului poate da  in sentiment general de anxietate, deoarece creierul incearca sa jongleze cu prea multe lucruri simultan, atunci cand este ii este in mod natural mai confortabil sa se concentreze pe o sarcina pe rand.

Unele studii au descoperit ca multitasking-ul poate creste emotiile negative, poate face o persoana sa se simta mai iritabila sau mai nerabdatoare si chiar poate duce la stres cronic. 

Rezumatul efectelor multitasking-ului

• Ne incetineste si ne afecteaza productivitatea
• Este un factor de stres
• Facem greseli din cauza atentiei reziduale
• Ratam oportunitati de invatare
• Ne scade creativitatea 
• Obosim, ajungem la epuizare fizica si psihica.

Cum combatem formarea atentiei reziduale la trecerea de la un task la altul, cateva reguli recomandate pe net:

1. 20/80 – fa acele 20% din activitati care produc 80% din rezultate. Concentreaza-ti atentia si resursele acolo unde conteaza cu adevarat in momentul respectiv.Te poti ocupa de restul sarcinilor, cele mai putin importante, atunci cand nu ai stres sau termene limita.

2. Planul zilei – structureaza-ti ziua in functie de ce ai de facut si de momentele in care ai nevoie de atentie si concentrare crescuta. De exemplu – daca din experienta prima parte a zilei este mai relaxata de obicei (mai putine mail-uri/telefoane), rezerva-ti timp atunci pentru a lucra la un proiect care necesita atentie crescuta. Blocheaza-ti intervalul in calendar pentru a nu fi deranjat. Fa o lista cu ce ai de facut in ordinea importantei si urgentei.

3. Verifica-ti mesajele doar de cateva ori pe zi – in functie de experienta si tipul jobului tau, stabileste un plan pentru a-ti verifica mesajele doar de cateva ori pe zi, la intervale bine stabilite. Verifica mesajele la prima ora, pentru a te asigura ca nu iti scapa nimic important, raspunde la mesajele urgente, apoi mai verifica mesajele o data sau de doua ori pana la finalul zilei.

4. Deconectare -Ia-ti cateva momente pentru a te deconecta in timpul zilei. Cel mai bun lucru de facut este sa stam departe de ecrane. Pot sa ne distraga atentia chiar si atunci cand sunt oprite, potrivit unui studiu publicat in 2017. Citesti o carte complexa? Pune laptopul la distanta, pune telefonul deoparte, pe modul avion sau ascunde-l si, pentru cei mai indrazneti dintre noi, opreste wifi-ul. 

5. Redu spatiul de lucru – Scapa de orice ar putea sa-ti distraga atentia. Un birou curat si ordonat te poate ajuta sa te concentrezi eficient pe o sarcina la un moment dat. Chiar daca esti in mod natural dezordonat, inconjoara-te doar de strictul necesar. 

6. Asuma-ti doar responsabilitatile pe care le poti indeplini – Inainte sa accepti o noua responsabilitate, este foarte important sa stii daca ai capacitatea sa o duci la indeplinire.

7. Respira incet si curata-ti mintea – Exercitiile de meditatie si respiratie sunt metode rapide si simple care iti pot imbunatati performanta mentala. Potrivit unui studiu recent, doar zece minute de meditatie pe zi ne fac mai eficienti.